Organización de seminarios y clases

A continuación trataré de dar una pasada por tdos los puntos a tener en cuenta en el momento de organizar un seminario, o clase especial. Los detalles son muchos, y todos de igual importancia, por lo que trataré de dividirlos de acuerdo a las necesidades a cubrir:

1. Sobre el instructor a invitar
2. Sobre el lugar del seminario
3. Sobre los practicantes y el seminario
   

1.Sobre el instructor a invitar

• Recepción del instructor: El instructor invitado debería ser recibido por el organizador en el lugar del seminario o llevado por éste hasta allí. También puede ser recibido por el grupo de alumnos del organizador.
  
• Lugar reservado para el instructor: Será conveniente tener un espacio reservado donde el instructor invitado pueda estar en los tiempos fuera de clase y descansar. Se deberán cuidar ciertos detalles para su comodidad: agua fresca y/o otras bebidas; bandeja con frutas o algunos dulces; cenicero -por si el instructor desea fumar, silla o sillón confortables -puede ser que se trate de un seminario y el instructor invitado desee hacer una siesta-. Es recomendable que el instructor invitado cuente con una persona que lo asista permanentemente de necesitar algo. Si el invitado no habla español, esta persona indefectiblemente deberá hablar el idioma del invitado. Este será un buen lugar para realizar una conferencia de prensa o entrevistas al invitado.
  
• Preferencias y/o prohibiciones: Es necesario averiguar -de antemano si es posible- las preferencias en cuanto a bebidas y comidas del instructor invitado. Sobre todo si padece alguna enfermedad crónica que lo obligue a comer ciertas cosas y privarse de otras.
  

2.Sobre el lugar del seminario

• Superficie del lugar: Se debe tener en cuenta el espacio necesario en función de la cantidad de practicantes esperados. Como mínimo para poder tener espacio par practicar, se debe calcular 1,5 m2 por practicante. Menos de esa superficie hará muy incómoda la practica (con esta superficie igualmente se deberá practicar en grupos).
  
• Cómo cubrir la superficie: Si el espacio que se utilizará cuenta con tatami armado, no habrá problema. Si debe utilizarse un espacio diferente al dojo, habrá que acondicionar el lugar para hacerlo adecuado para la práctica. Por lo general en la actualidad se utilizan piezas de goma EVA -encastrables o no-.
  
• Cómo trasladar el piso del lugar: Deberá contarse con algún tipo de vehículo para realizar el traslado del piso a ubicar al lugar de práctica. Lo mejor es contratar con antelación todo lo necesario.
  
• Armado y desarmado del lugar: Se deberá contar de antemano con gente suficiente para el armado y desarmado del piso -si es que no es del tipo fijo-. El compromiso es deuda en este caso.
  
• Armado del kamiza: El kamiza deberá contar con los siguientes elementos: bokken o katana y jo; un soporte para las armas; una mesa -puede ser del tipo baja-; un mantel o lienzo que cubra la mesa, un arreglo floral; una botella de agua mineral y una copa; una toalla de mano; y el detalle más importante: una foto de O´Sensei. También será conveniente dejar un reloj a la vista para que el instructor a cargo pueda saber la hora en todo momento.
• Armas para el instructor invitado: Aunque la clase no esté programada como una clase de arma,s será conveniente tener un par de bokken y jo por si el instructor invitado desea utilizarlos para mostrar ilustrar técnica.
  
• Comodidades para los practicantes: Se tratará de dar las mayores comodidades a los practicantes. Esto puede incluir algunas mesas con manteles a los costados del tatami con dispensers de agua, frutas -naranjas, bananas, manzanas- que servirán para hidratar a los practicantes. También se deberá dejar cerca de las mesas cestos con bolsas para los residuos.
  

3.Sobre los practicantes y el seminario

• Cálculo de los tiempos: Se deberá dar especial atención al cálculo de todos los tiempos necesarios para la organización del seminario. Cuanta mejor esté todo programado, menos espacio para errores habrá.
• Entradas al seminario: Si se espera un gran número de practicantes al seminario, será conveniente realizar una venta anticipada de entradas al mismo, para ganar tiempo en el ingreso de la gente.
  
• Control del ingreso: Al menos se deberá asignar a dos personas al control de ingreso de los asistentes. Una de ellas controlará a aquellos practicantes que ya posean su entrada, mientras que la otra lo hará con los que aún deban inscribirse.
• Planilas de ingreso: Se deberán preparar suficientes planillas de ingreso para anotar el nombre, dojo y graduación de cada uno de los asistentes.
• Stickers-sellos para los pasaportes: Una vez comenzada la clase, se procederá a sellar los pasaportes yudansha y/o mudansha. Para facilitar este trabajo, una buena idea es imprimir unos stickers con la fecha de la clase, lugar e instructor a cargo, que serán pegados en los pasaportes.
• Registro del seminario: Si bien siempre podremos conseguir imágenes tomadas por los mismos practicantes, es recomendable tener prevista la presencia de un fotógrafo y camarógrafo en el seminario. Esto será de mucha ayuda al momento de tomar una imagen grupal de todos los asistentes.
  

Si bien esto trata de ser una ayuda a aquellos instructores que deseen organizar una clase especial o seminario, siempre habrá que tener en cuenta la propia experiencia. Debemos prepararnos con tiempo suficiente para tener la seguridad de que se han cubierto todos los detalles.